Як підготувати бізнес до нестабільного періоду

Підготовка до складного періоду робиться тоді, коли все добре: у момент падіння доступні лише дорогі рішення. Головне, що можна зробити заздалегідь, це зменшити частку постійних витрат. Матеріали про ведення бізнесу публікує портал businessidea.com.ua.

Що зробити заздалегідь

1. Сформувати резерв на постійні витрати
2. Знизити частку постійних витрат у структурі
3. Скласти платіжний календар на квартал
4. Зменшити залежність від одного клієнта
5. Зменшити залежність від одного постачальника
6. Описати процеси, щоб робота не залежала від однієї людини
7. Зібрати борги клієнтів

Другий крок дає найбільший ефект. Чим менша сума, яку треба платити незалежно від продажів, тим довше бізнес витримує падіння виручки.

Як знизити частку постійних витрат

• Перевести частину витрат у залежні від обсягу
• Відмовитись від невикористовуваних підписок
• Переглянути потрібну площу приміщення
• Частину робіт передавати разовим виконавцям
• Орендувати обладнання замість купівлі
• Переглянути умови договорів з фіксованими платежами
• Прибрати витрати, не повʼязані з клієнтами

Перший пункт це суть підготовки. Витрата, що зменшується разом із продажами, не створює розриву, а фіксована створює його одразу.

Що перевірити в структурі доходів

Перший рядок варто порахувати прямо зараз. Клієнт, який дає значну частку доходу, фактично визначає долю вашого бізнесу.

Резерв і гроші

• Резерв рахується від постійних витрат
• Мінімум це один місяць, комфортно два-три
• Тримати окремо від робочих грошей
• Не вкладати резерв у товар
• Відкладати фіксований відсоток при кожному надходженні
• Відкладати окремо під обовʼязкові платежі
• Не використовувати на розвиток

Четвертий пункт порушують найчастіше. Товар на складі не можна швидко перетворити на гроші без втрат, а резерв потрібен саме швидко.

Запаси й постачання

1. Перевірити, чи немає зайвих запасів
2. Визначити критичні позиції, без яких немає роботи
3. Тримати по них помірний запас
4. Знайти й перевірити запасних постачальників
5. Не замовляти великі партії через знижку
6. Скоротити строки оплати від клієнтів
7. Домовитись про можливість відстрочки з постачальниками

Четвертий крок треба зробити заздалегідь. Запасний постачальник, знайдений у день зриву, не є запасним: перевірку доведеться починати під тиском.

Клієнти й продажі

• Зміцнювати відносини з постійними клієнтами
• Вести записи з історією покупок
• Збільшувати частку повторних продажів
• Не залежати від одного каналу залучення
• Мати перелік клієнтів для повторного звернення
• Відстежувати кількість звернень щотижня
• Не затягувати з виставленням рахунків

Третій пункт дає стабільність дешевше за рекламу. Повторні продажі менше залежать від зовнішніх умов, ніж залучення нових клієнтів.

Процеси й люди

• Описати основні процеси письмово
• Забезпечити взаємозаміну між працівниками
• Не тримати всю інформацію в одній голові
• Мати резервні копії даних
• Визначити, кого й що робити при зменшенні обсягів
• Говорити з командою відкрито про ситуацію

Пʼятий пункт краще вирішити заздалегідь і спокійно. Рішення про скорочення, ухвалене під тиском, зазвичай зачіпає саме тих, хто приносить гроші.

План на падіння доходів

1. Визначте, при якому падінні ви починаєте діяти
2. Складіть перелік витрат у порядку скорочення
3. Відмітьте, що не скорочується в жодному разі
4. Визначте, які напрями тримаєте першими
5. Визначте, що робите з запасами
6. Визначте, звідки візьмете гроші на обовʼязкові платежі
7. Запишіть це й перегляньте раз на квартал

Другий крок економить найбільше часу в критичний момент. Готовий порядок скорочення дозволяє діяти за день, а не складати перелік у паніці.

Чого не варто робити заздалегідь

• Скорочувати те, що приносить клієнтів
• Відмовлятись від обліку й планування
• Знижувати якість заради економії
• Згортати напрями без розрахунку
• Відкладати розрахунки з постачальниками
• Припиняти роботу з наявною базою клієнтів

Перший пункт це найчастіша помилка з найгіршими наслідками. Економія на робочому каналі зменшує витрати один раз, а доходи постійно.

Типові помилки

• Готуватись лише після початку падіння
• Не знижувати частку постійних витрат
• Не мати резерву на обовʼязкові платежі
• Залежати від одного великого клієнта
• Не мати перевіреного запасного постачальника
• Тримати резерв у товарі
• Не мати письмових описів процесів
• Не мати готового порядку скорочення витрат

Часті питання

Коли починати готуватись

Коли все добре, бо тоді доступні дешеві рішення. У момент падіння лишаються лише дорогі.

Який резерв достатній

Мінімум один місяць постійних витрат, комфортно два-три. Рахуйте від постійних витрат, а не від виручки.

Як зменшити залежність від великого клієнта

Паралельно залучати інших, навіть на менші суми. Домовленість із одним клієнтом не повинна визначати існування бізнесу.

Чи скорочувати людей заздалегідь

Ні, але варто мати план на випадок падіння обсягів. Скорочення в паніці зачіпає не тих, кого потрібно.

Чи варто брати позику про запас

Позика це зобовʼязання з платежами, а не резерв. Резерв формується з власного прибутку.

Як говорити з командою про ризики

Відкрито й конкретно, без драматизації. Невизначеність зазвичай турбує людей більше за самі обставини.

Що робити зі запасами

Прибрати зайві й тримати помірний запас критичних позицій. Великі запаси це заморожені гроші, яких бракуватиме.

Чи зупиняти розвиток

Ні, але розвиток фінансується окремо від резерву. Спершу резерв, потім вкладення в зростання.

Головне

Готуйтесь, коли все добре: у момент падіння дешевих рішень не лишається. Головне це зменшити частку постійних витрат, переводячи їх у залежні від обсягу. Сформуйте резерв від постійних витрат і тримайте його окремо, не в товарі. Перевірте, яку частку доходу дає найбільший клієнт і скільки каналів приводить клієнтів. І складіть порядок скорочення витрат заздалегідь, щоб не писати його в паніці.